CRM Optimierung
& E-Mail Marketing
HubSpot Sales Hub Professional -- komplett neu aufgebaut. Kritischen Pipeline-Bug behoben, 7.191 Kontakte migriert, 14 Workflows implementiert, 5 Module vollstaendig umgesetzt.
Projektergebnisse auf einen Blick
Alle 5 Module vollstaendig umgesetzt per 09.03.2026
Kritischer Pipeline-Bug entdeckt und behoben
Stage "Projekt in Vertec angelegt" nutzte den internen Wert closedlost. 134 gewonnene Deals galten als verloren. Alle Reports, Forecasts und Win/Loss-Raten waren seit der Ersteinrichtung des CRM falsch.
Projekt-Highlights
Die wichtigsten Errungenschaften auf einen Blick
Pipeline-Bug behoben
134 Deals korrigiert, alle Reports repariert. Die gesamte Vertriebsanalyse war seit CRM-Einrichtung verfaelscht.
Pipeline 5 -> 10 Stages
Klare Next-Step-Logik pro Stage mit Pflichtfeldern. Von 10% bis 100% Wahrscheinlichkeit.
7.191 Kontakte migriert
Sales-Status von 11 auf 7 klare Optionen bereinigt. Automatische Batch-Migration per API.
14 Workflows automatisiert
Accountability-Ampel, Score-Decay, MQL-Uebergabe, Lead-Priorisierung, Auto-Kategorisierung und mehr.
Produkte 200 -> 13
Von ~200 granularen Eintraegen auf 13 klare Produkte in 4 Kategorien: Audit, FMEA, LE, Grossprojekte.
4 E-Mail-Serien konzipiert
Je 10 E-Mails fuer FMEA, Audit, Lieferantenentwicklung und Grossprojekte. 4leads-Integration vorbereitet.
5 Module -- Alle erreicht
Vertragsziele vollstaendig erfuellt
M1: Sales-Pipeline Optimierung
ERREICHT10 Stages mit Next-Step-Logik, Pflichtfelder pro Stage, 654 Deals migriert, kritischer closedlost-Bug behoben (134 Deals), 3 neue Deal-Properties
M2: Datenmanagement Optimierung
ERREICHTSales-Status 11->7 (7.191 Kontakte), Produkt-Interesse 31->2x11, Produkte 200->13, Lifecycle Stage bereinigt, Lead-Priorisierung, 8 dynamische Listen
M3: Automatisierung & Berichtswesen
ERREICHT10 neue Workflows (alle aktiv), 4 Legacy-Workflows korrigiert, 4 deaktiviert, 2 Dashboards, 10+ Reports, 12 Views, 4 Accountability-Listen
M4: Sales-Scripte via Formulare
ERREICHT6 Formulare (4 Discovery-Call + BANT + Angebot), 26 neue Properties fuer Formulare, 3 Snippets, produktgruppenspezifische Erfassung
M5: E-Mail-Marketing in 4leads
ERREICHTSegmentierung vorbereitet, 4 E-Mail-Serien (je 10 Mails) konzipiert, 4leads-Integration (4 Workflows, Forms API, Sync Queue)
Projekt-Timeline
Vom Vertragsabschluss bis zur vollstaendigen Umsetzung
Vertragsunterzeichnung
Vertrag durch Thorsten Hoeppner (QMH Consulting GmbH) unterzeichnet. Projektumfang: 5 Module (Pipeline, Daten, Automatisierung, Formulare, E-Mail-Marketing).
IST-Analyse & Problemidentifikation
Kritischen Pipeline-Bug entdeckt (closedlost). 134 gewonnene Deals als verloren markiert. 9 weitere Probleme identifiziert: chaotischer Sales-Status, vermischte Properties, defekte Formulare.
M1: Pipeline-Umbau & Deal-Migration
Neue Pipeline mit 10 Stages, Next-Step-Logik und Pflichtfeldern erstellt. 654 Deals per Batch-API migriert. 3 neue Deal-Properties angelegt.
M2: Datenbereinigung & Strukturierung
Sales-Status von 11 auf 7 Optionen bereinigt (7.191 Kontakte migriert). Produkt-Interesse aufgesplittet, Produkte von 200 auf 13 restrukturiert, 8 dynamische Listen erstellt.
M3: Automatisierung & Dashboards
10 neue Workflows implementiert (Accountability-Ampel, Score-Decay, MQL-Uebergabe u.a.). 2 Dashboards, 10+ Reports, 12 Views erstellt. 4 Legacy-Workflows korrigiert.
M4: Sales-Formulare & Snippets
6 Formulare fuer strukturierte Gespraechsdokumentation erstellt. 26 neue Kontakt-Properties angelegt. 3 Snippets in der Bibliothek hinterlegt.
M5: 4leads-Integration & E-Mail-Marketing
Segmentierung vorbereitet, 4 E-Mail-Serien konzipiert, 4leads-Integration mit 4 Workflows aufgebaut. Bidirektionaler Sync ueber Forms API vorbereitet.
Projektabschluss (09.03.2026)
Alle 5 Module vollstaendig umgesetzt. Dokumentation in 11 Dokumenten erstellt. Projektabschluss dokumentiert. Optionale Folgearbeiten identifiziert.
Vorher vs. Nachher
Die wichtigsten Transformationen im Ueberblick
Projektdokumentation
11 Dokumente -- komplett und interaktiv aufbereitet
Umsetzungsdokumentation
Kompletter Projektuebersicht mit allen 5 Modulen, 654 Deal-Migrationen, 14 Workflows und vollstaendigem Vertragsziel-Abgleich.
Kickoff-Leitfaden
Workshop-Agenda, Live-Demo der neuen Pipeline und Ergebnisse fuer das Team praesentieren.
Workflow-Guide Tim
Tims taeglicher Arbeitsablauf: Morgenroutine, Deal-Pflege, Accountability-Ampel, Score-Checks.
Legacy-Bereinigungsplan
Strategie fuer ~90 Alt-Workflows, ~170 Alt-Listen. Empfohlen nach 3-6 Monaten Nutzung.
4leads Migration
Kontakte identifizieren, markieren, Sync-Queue aufbauen, Deal-Bereinigung vorbereiten.
Systemreferenz
Technische Referenz: 39 Properties, Workflow-IDs, Listen-IDs, Customer Journey Mapping.
Legacy-Prozesse
Dokumentation aller Alt-Elemente: was bleibt aktiv, was deaktiviert wurde und warum.
4leads Integration
3 Varianten dokumentiert: Forms API, Cloudflare Worker, Zapier. Bidirektionaler Sync.
Dashboard-Guide
Thorstens Guide: Sales- und Marketing-Reports richtig lesen und interpretieren.
Datenfluss-Diagramm
Visueller Ueberblick aller Datenfluesse zwischen HubSpot, 4leads, Vertec und Website.
Legacy-Auswertung
Vollstaendige Analyse aller Alt-Workflows, Alt-Listen und Alt-Formulare mit Empfehlungen.
Leistungsuebersicht
Checkliste aller beauftragten Leistungen in 5 Modulen mit vollstaendigem Umsetzungsstatus.