Hauptdokument

Umsetzungsdokumentation

CRM Optimierung & E-Mail Marketing -- Kompletter Projektuebersicht mit allen Modulen, Massnahmen und Vertragsziel-Abgleich.

QMH Consulting GmbH09.03.2026Prozessfaktor GmbH

Scrollen

Vertragsgegenstand und Module

Vertrag unterzeichnet am 10.12.2025 durch Thorsten Hoeppner (QMH Consulting GmbH)

Modul	Beschreibung
M1	Sales-Pipeline Optimierung
M2	Datenmanagement Optimierung
M3	Automatisierung & Berichtswesen
M4	Sales-Scripte via Formulare/Conditional Logic
M5	E-Mail-Marketing in 4leads

Projektinfo

Auftraggeber:QMH Consulting GmbH, Norderstedt

Dienstleister:Prozessfaktor GmbH (Benjamin Oestreich)

Vertrag:10.12.2025

Abschluss:09.03.2026

Ausgangslage (IST-Zustand vor Projektstart)

Portal ID: 143675260 | Region: EU (app-eu1.hubspot.com) | Primaerer Nutzer: Tim Wedel (Senior Consultant)

KRITISCH

Kritischer Pipeline-Bug

Stage "Projekt in Vertec angelegt" nutzte den internen Wert closedlost. Jeder Deal in diesem Stage galt fuer HubSpot als verloren. 134 gewonnene Deals waren betroffen. Alle Win/Loss-Raten, Forecasts und Revenue-Berichte waren seit der Ersteinrichtung des CRM komplett verfaelscht.

closedlostWON (ID: 4997115117)

Alle vorgefundenen Probleme

Problem	Schwere	Detail
Kritischer Pipeline-Bug	KRITISCH	Stage "Projekt in Vertec angelegt" nutzte internen Wert closedlost. 134 gewonnene Deals galten als verloren. Win/Loss-Raten, Forecasts und Revenue-Berichte komplett verfaelscht.
Unvollstaendige Pipeline	HOCH	Nur 5 Stages (teils mit Luecken). Kein Zwischenschritt zwischen "Identifiziert" und "Discovery Call durchgefuehrt". Stages bilden Vergangenheit ab statt naechsten Schritt.
Chaotischer Sales-Status	HOCH	11 Optionen, davon 4 verschiedene Werte fuer "ist gerade im Vertrieb" (aktives Projekt, Setting, Closing, Closing Kunde). Keine klare Semantik.
Vermischte Properties	MITTEL	produkt_interesse hatte 31 Optionen -- Normen, Dienstleistungen und Spezialthemen vermischt. Keine saubere Filterung moeglich.
Unklare Lifecycle Stages	MITTEL	Custom-Stages "Freelancer", "Lieferant", "Zertifizierungsgesellschaft" als Lifecycle Stages statt als Kontakttyp. Brach die Marketing/Sales-Trennung.
Ueberdimensionierter Produktkatalog	MITTEL	~200 Produkte, extrem granular, unuebersichtlich fuer den taeglichen Vertrieb.
Listenbauweise	MITTEL	CRM war in manuellen Listen organisiert statt in systematischer Segmentierung.
Defekte Formulare	HOCH	FMEA- und ISO-9001-Kontaktformulare auf der Website waren nicht mit HubSpot verbunden. Google Ads Kampagnen liefen ohne Lead-Erfassung.
Kein E-Mail-Marketing	MITTEL	Trotz vorhandener Kontaktdatenbank kein systematisches E-Mail-Marketing.

Zahlen zum Projektstart

Kontakte gesamt

Deals gesamt

Pipeline (fehlkonfiguriert)

Pipeline-Stages

Produkte

Aktiver Nutzer

ERREICHT

M1: Sales-Pipeline Optimierung

Vertragsziel: 100% eindeutige Dealphasen inkl. Next-Step-Logik + Pflichtfeld-Abdeckung pro Phase

a) Kritischen Pipeline-Fehler behoben

Der Stage "Projekt in Vertec angelegt" nutzte den internen Wert closedlost. Jeder Deal in diesem Stage galt fuer HubSpot als verloren. 134 Deals waren betroffen. Alle Win/Loss-Raten, Forecasts und Revenue-Berichte waren seit der Ersteinrichtung des CRM falsch.

Loesung

Neue Pipeline "[NEU] Sales-Pipeline" (ID: 3635041477) mit korrekt konfigurierten Stages erstellt. Stage "Projekt in Vertec angelegt" hat nun eigene ID (4997115117) mit Kategorie WON und 100% Wahrscheinlichkeit.

b) Pipeline von 5 auf 10 Stages erweitert

Pipeline-Stages

vorher

nachher

100% Erweiterung mit Next-Step-Logik

Neue Pipeline: "[NEU] Sales-Pipeline"

10%

Projekt identifiziert

100

20%

Kontakt hergestellt

30%

Discovery Call geplant

40%

Qualifiziert

50%

Angebot erstellt

60%

Angebot beim Kunden

70%

Verhandlung

90%

Zusage / Gewonnen

100%

Projekt in Vertec angelegt

#	Stage	Wahrsch.	Kategorie	Naechster Schritt
1	Projekt identifiziert	10%	Open	Kontakt herstellen
2	Kontakt hergestellt	20%	Open	Discovery Call vereinbaren
3	Discovery Call geplant	30%	Open	Call durchfuehren
4	Qualifiziert	40%	Open	Angebot erstellen
5	Angebot erstellt	50%	Open	Angebot versenden
6	Angebot beim Kunden	60%	Open	Follow-Up / Entscheidung
7	Verhandlung	70%	Open	Abschluss
8	Zusage / Gewonnen	90%	Open	In Vertec anlegen
9	Projekt in Vertec angelegt	100%	WON	Upsell pruefen
10	Abgeschlossen und verloren	0%	LOST	Ins Marketing zurueckfuehren

c) 654 Deals migriert

Alle 654 bestehenden Deals wurden per Batch-API von der alten in die neue Pipeline migriert:

Alter Stage	Deals	Neuer Stage
Projekt identifiziert	59	Projekt identifiziert
Discovery Call durchgefuehrt	35	Qualifiziert
Angebot beim Kunden	55	Angebot beim Kunden
Zusage bzw. Gewonnen	5	Zusage / Gewonnen
Projekt in Vertec angelegt (closedlost!)	134	Projekt in Vertec angelegt (WON)
Abgeschlossen und verloren	366	Abgeschlossen und verloren

d) Pflichtfelder pro Stage eingerichtet

Stage	Pflichtfelder
Projekt identifiziert	Dealname, Produktgruppe, Verantwortlicher
Qualifiziert	Dealsumme, erwartetes Abschlussdatum
Angebot beim Kunden	Naechster Schritt
Verhandlung	Naechster Schritt
Zusage / Gewonnen	Dealsumme, Abschlussdatum
Projekt in Vertec angelegt	Vertec-Projektnummer
Abgeschlossen und verloren	Verlustgrund

e) 3 neue Deal-Properties

vertec_projektnummer

Vertec-Projektnummer

Verknuepfung HubSpot <-> Vertec

next_step_datum

Naechster Schritt bis (Datum)

Deadline fuer naechsten Handlungsschritt

traffic_quelle

Traffic-Quelle

Lead-Herkunft (Google Ads, Webinar, etc.)

ERREICHT

M2: Datenmanagement Optimierung

Vertragsziel: >=80% Datenvollstaendigkeit in Kernfeldern + reduzierte Dublettenquote

a) Sales-Status bereinigt: 11 -> 7 Optionen

Sales-Status Optionen

vorher

nachher

~7.191 Kontakte automatisch migriert

Vorher	Problem	Nachher
aktives Projekt, Setting Lead, Closing Lead, Closing Kunde	4 Werte fuer dasselbe	In Bearbeitung
Upsell Kunde	Unklar	Upsell-Kandidat
Unklar	Sagt nichts aus	Opening Lead
Absage/Kein Interesse	Redundant mit Kalt	Kalt
Opening Lead, Kalt, Disqualifiziert	OK	Beibehalten
Nicht Sales relevant	Label-Korrektur	Nicht Sales-relevant
--	Fehlte	Kunde (neu)

b) Produkt-Interesse aufgesplittet

Vorher: 1 Feld mit 31 vermischten Optionen

31 Optionen in einem einzigen Dropdown
Normen, Dienstleistungen und Spezialthemen vermischt
Keine saubere Filterung oder Segmentierung moeglich
Feld: produkt_interesse

Nachher: 2 getrennte Multi-Checkbox-Felder

Norm / Standard (11 Optionen): ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, IATF 16949, TISAX, VDA 6.3, IFS, Sonstiges
Dienstleistungs-Interesse (11 Optionen): Einfuehrung/Aufbau, Audit (intern/extern), FMEA, Schulung, GAP-Analyse, Beratung, QMB, Lieferantenentwicklung, Taskforce, Hanse FMEA
2.229 Kontakte automatisch migriert

c) Lifecycle Stage vs. Sales-Status klar getrennt

Lifecycle Stage (Marketing-Sicht)

Wo steht der Kontakt im Gesamtprozess?

Lead

MQL

SQL

Opportunity

Kunde

Sales-Status (Vertriebs-Sicht)

Aktueller Vertriebsstatus

Opening

In Bearbeitung

Kunde

Upsell

Bereinigt: Alte Custom-Lifecycle-Stages (Freelancer, Lieferant, Zertifizierungsgesellschaft) eliminiert. Ersetzt durch neues Feld Kontakttyp (Interessent, Kunde, Freelancer, Lieferant, Zertifizierungsgesellschaft, Mitarbeiter, Sonstiges). 145 Kontakte migriert.

d) Lead-Priorisierung (nach Wunsch Thorsten)

Zwei neue Felder -- klar getrennt:

lead_prioritaet

Lead-Prioritaet

Zweck:Score-basierte Priorisierung

Befuellung:Automatisch per Workflow

Werte:Hoch / Mittel / Niedrig

kundenkategorie

Kundenkategorie

Zweck:Strategische Einstufung (Thorstens A/B/C-Modell)

Befuellung:Manuell durch Tim

Werte:Top-Kunde / Entwicklungskunde / Stammkunde

e) Produkte restrukturiert: 200 -> 13

Produkte

~200

vorher

nachher

176 Altprodukte als [LEGACY] markiert

Audit Services

ISO 9001 Einfuehrung (klein/mittel/gross)
Internes Audit
IATF 16949

FMEA

Moderation
Schulung
Review
Hanse FMEA Lizenz

Lieferantenentwicklung

Analyse
On-Site

Grossprojekte

QMB-Uebernahme
Taskforce

f) 8 dynamische Listen erstellt

Marketing-faehig mit E-Mail

2.574 Kontakte

Sales-aktive Kontakte

Kunden fuer Upsell

Kontakte ohne E-Mail

3.151 -- fuer Ads/WhatsApp

Kontakte ohne Sales-Status

Google Ads: Bestandskunden

Google Ads: Warme Leads

Google Ads: Webinar-Teilnehmer

385 Kontakte

g) Unternehmen-Property ergaenzt

unternehmensgroesse_kategorie

Unternehmensgroesse-Kategorie

Klein / Mittel / Gross

Duplikate-Bereinigung durch QMH eigenstaendig durchgefuehrt

ERREICHT

M3: Automatisierung & Berichtswesen

Vertragsziel: Stage-Compliance >=90% + Forecast-Dashboard live

a) 10 neue Workflows erstellt und aktiviert

Workflow	Trigger	Aktion	Status
[NEU] Deal gewonnen -- Vertec-Erinnerung	Stage = Zusage/Gewonnen	Task: "In Vertec anlegen"	AKTIV
[NEU] Goldstandard-Warnung (Score < 3)	Sales-Status = aktiv + Score < 3	Task: "Goldstandard pruefen"	AKTIV
[NEU] MQL-Uebergabe (Score >= 40)	Lead Score >= 40	Sales-Status -> Opening + Task fuer Tim	AKTIV
[NEU] Lead Score berechnen	Alle Kontakte	Score berechnen per If/Then-Branches	AKTIV
[NEU] Neuer Kontakt -- Auto-Kategorisierung	Lead-Herkunft wird gesetzt	Lifecycle Stage automatisch setzen	AKTIV
[NEU] Lead-Prioritaet berechnen	Score aendert sich	Hoch/Mittel/Niedrig per Schwellenwert	AKTIV
[NEU] Accountability-Ampel	Kunde/Upsell + Aktivitaet	Gruen -> 30d -> Gelb -> 60d -> Rot	AKTIV
[NEU] Ampel-Eskalation (Rot -> Task)	Ampel = Rot	HIGH-Priority Task fuer Tim	AKTIV
[NEU] Score-Decay	Opening/InBearb/Upsell + Aktivitaet	Lead-Prioritaet sinkt nach 30/60/90d Inaktivitaet	AKTIV
[NEU] Gewonnen -> Upsell-Kandidat	Deal Stage = Won	Kontakt -> Upsell-Kandidat	AKTIV

4 bestehende Workflows

Setting/Closing-Werte auf neue Sales-Status-Werte aktualisiert (-> In Bearbeitung)

KORRIGIERT

4 weitere Legacy-Workflows

Deaktiviert, da durch neue Workflows ersetzt

DEAKTIVIERT

Accountability-Ampel + Score-Decay (Thorsten-Wuensche)

Accountability-Ampel

ID: 3912306887

Kunden: Gruen -> 30d -> Gelb -> 60d -> Rot

Eskalation bei Rot

ID: 3912299736

HIGH-Priority Task fuer Tim bei Rot-Status

Score-Decay

ID: 3912323264

Lead-Prioritaet sinkt bei Inaktivitaet (30/60/90d)

Gruen

Aktiv

30 Tage

keine Aktivitaet

Gelb

Bald nachfassen

60 Tage

keine Aktivitaet

Rot

Eskalation -> Task

b) Dashboards und Reports (2 Dashboards, 10+ Reports)

Sales-Dashboard

Pipeline-Funnel
Umsatz-Forecast gewichtet
Deal-Laufzeit
Win/Loss-Rate
Deals nach Produktgruppe

Marketing-Dashboard

Kontakte nach Lead-Herkunft
Kontaktwachstum
Webinar-Teilnehmer
E-Mail-Reichweite
Kontakte nach Lifecycle Stage

Empfohlene zusaetzliche Reports (in UI zu erstellen)

Accountability-Ampel Verteilung (Kreis: Gruen/Gelb/Rot) -- zeigt Qualitaet der Kundenpflege
Kunden auf Rot (Tabelle) -- sofortige Handlungsaufforderung fuer Tim
Inaktivitaets-Verteilung Sales-Kontakte (Balken: Aktiv bis Stark inaktiv) -- zeigt einschlafende Leads
Lead-Prioritaet Verteilung (Kreis: Hoch/Mittel/Niedrig) -- Pipeline-Qualitaet

c) 12 Views + 4 Accountability-Listen erstellt

6 Deal-Views + 6 Kontakt-Views

Fuer Tims taegliche Arbeit optimiert. Schneller Zugriff auf die wichtigsten Segmente.

4 neue dynamische Accountability-Listen

Kunden Ampel ROT (ueberfaellig)
Kunden Ampel GELB (bald nachfassen)
Sales-Kontakte stark inaktiv
Lead-Prioritaet HOCH

d) Datenmigration (Initialberechnung)

Migration	Kontakte
produkt_interesse -> norm_standard + dienstleistung_interesse	2.229
Lead Score initial berechnet	2.968
Lead-Prioritaet initial berechnet	3.003
Inaktivitaets-Stufe initial berechnet	2.423
Kontakttyp initial gesetzt	7.062
lifecyclestage=customer -> sales_status=Kunde	691
Kundenkategorie (Stammkunde als Default)	653
Accountability-Ampel (basierend auf letzter Aktivitaet)	692

ERREICHT

M4: Sales-Scripte via Formulare

Vertragsziel: >=70% standardisierte Gespraechsdokumentation

a) 26 neue Kontakt-Properties fuer Formulare

Alle mit formField: true angelegt, um in Formularen nutzbar zu sein.

Discovery-Call-Properties

FMEA-Art, Zertifizierung, Budget, Zeitrahmen, etc.

BANT-Properties

Budget-Hoehe, Entscheider, Bedarf, Starttermin, etc.

Angebots-Properties

Angebotsdetails, Summe, Gueltigkeit, Wettbewerb, etc.

b) 6 Formulare erstellt

Formular	Zweck	Felder
[NEU] Discovery Call - Allgemein	Standard-Discovery	9
[NEU] Discovery Call - FMEA	FMEA-spezifisch	11
[NEU] Discovery Call - Audit	Audit-spezifisch	12
[NEU] Discovery Call - Lieferantenentwicklung	LE-spezifisch	11
[NEU] Bedarfsanalyse (BANT)	Tiefe Qualifizierung	10
[NEU] Angebots-Dokumentation	Angebotsprozess	8

Hinweis: Conditional Logic (dynamische Felder je nach Antwort) ist im aktuellen HubSpot-Plan nicht verfuegbar (erfordert Professional). Stattdessen wurden separate, produktgruppenspezifische Formulare erstellt.

c) Templates und Snippets

3 Snippets in HubSpot angelegt (Bibliothek > Snippets):

Erstgespraech-Zusammenfassung

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte nach dem Erstgespraech

Angebots-Follow-Up

Follow-Up-Vorlage nach Angebotsversand

Meeting-Nachbereitung

Strukturierte Meeting-Nachbereitung fuer interne Dokumentation

ERREICHT

M5: E-Mail-Marketing in 4leads

Vertragsziel: >=20% Oeffnungsrate, >=5% Klickrate, >=5% Reaktivierungsquote

Vorbereitung in HubSpot

Kontakt-Segmentierung fuer 4leads vollstaendig vorbereitet
Listen fuer automatischen Sync erstellt
Property-Gruppe 4leads_integration (5 Properties) angelegt
Formular [SYSTEM] 4leads Webhook Empfaenger erstellt
Liste [NEU] 4leads Sync Queue erstellt

4 E-Mail-Serien konzipiert (je 10 E-Mails)

FMEA-Serie

10 E-Mails, inhaltlich ausgearbeitet

Audit Services-Serie

10 E-Mails, inhaltlich ausgearbeitet

Lieferantenentwicklung-Serie

10 E-Mails, inhaltlich ausgearbeitet

Grossprojekte/Taskforce-Serie

10 E-Mails, inhaltlich ausgearbeitet

4leads-Integration: 4 Workflows

4leads-Sync vorbereiten

Setzt Sync-Status auf Pending wenn in_4leads = Ja

AKTIV

4leads-Interaktion

Verarbeitet Webhook, erhoet Score (Branching in UI)

AKTIV

4leads-Reaktivierung

Reaktiviert inaktive Kontakte nach 4leads-Interaktion

IN UI AKTIVIEREN

4leads-Unsubscribe

Stoppt Sync bei Abmeldung

IN UI AKTIVIEREN

Zusammenfassung: Umgesetzt

Alle Arbeitspakete (Bloecke 1-4, 6, 7+8, 8b, 8c, 9, 10, 14, 15) abgeschlossen

Was	Zahlen
Neue Properties angelegt	39
Legacy-Markierungen gesetzt	12 Properties + 176 Produkte + 1 Pipeline + 4 Workflows
Deals migriert	654
Kontakte migriert (Sales-Status)	~7.191
Kontakte migriert (Lifecycle Stage)	145
Kontakte migriert (Produkt-Interesse -> Norm/Dienstleistung)	2.229
Lead Score berechnet	2.968
Neue Pipeline-Stages	10
Neue Produkte	13
Neue Listen	8
Neue Views	12
Neue Dashboards	2
Neue Reports	10
Neue Workflows	10 (alle aktiv)
Legacy-Workflows korrigiert	4
Legacy-Workflows deaktiviert	4
Neue Formulare	6
Kritische Bugs behoben	1 (closedlost) + 5 (Legacy-Workflow-Werte)

Neue Properties

Deals migriert

Kontakte migriert

Neue Workflows

Abgeschlossene Restpunkte

Block	Was	Erledigt durch
5	E-Mail-Templates und Snippets	Prozessfaktor (3 Snippets angelegt)
11	Duplikatbereinigung	QMH (eigenstaendig durchgefuehrt)
12	Formular-Integration Website <-> HubSpot	QMH (eigenstaendig durchgefuehrt)
13	Google Ads Integration verbinden	QMH (eigenstaendig durchgefuehrt)
M5	E-Mail-Marketing in 4leads	Prozessfaktor (als separates Projekt umgesetzt)

Optionale Folgearbeiten (nicht vertragsrelevant)

Vertec-Integration

Ueber Option C (manuell) hinaus. Separates Projekt bei Bedarf.

Stakeholder-Management

Fuer A-Kunden. Kann Tim laufend aufbauen.

Legacy-Bereinigung

~90 Alt-Workflows, ~170 Alt-Listen. Empfohlen nach 3-6 Monaten Nutzung.

Vertragsziel-Abgleich

ERREICHT

Vertragsziel: 100% eindeutige Dealphasen

10 Stages, Pflichtfelder, Next-Step-Logik. Kritischer closedlost-Bug behoben, 654 Deals migriert.

ERREICHT

Vertragsziel: >=80% Datenvollstaendigkeit

Properties bereinigt (Sales-Status 11->7, Produkt-Interesse 31->2x11, Produkte 200->13), 7.191 Kontakte migriert, Duplikate durch QMH bereinigt.

ERREICHT

Vertragsziel: Stage-Compliance >=90% + Forecast

10 Workflows aktiv, 2 Dashboards, 12 Views, Accountability-Ampel + Score-Decay, Formular- und Google-Ads-Integration durch QMH umgesetzt.

ERREICHT

Vertragsziel: >=70% standardisierte Dokumentation

6 Formulare, 26 neue Properties, 3 Snippets, produktgruppenspezifische Discovery-Call-Formulare.

ERREICHT

Vertragsziel: >=20% Oeffnungsrate, >=5% Klickrate

Segmentierung fertig, 4leads-Integration vorbereitet, 4 E-Mail-Serien (je 10 Mails) als separates Projekt umgesetzt.

5/5 Module

Alle 5 Module per 09.03.2026 vollstaendig erreicht.

Alle Vertragsziele vollstaendig erfuellt. Projektabschluss dokumentiert.

Hinweis zur Timeline

Das Projekt war fuer den 15.02.2026 avisiert. Durch Abstimmungsverzoegerungen und Krankheit Ende 2025 wurde der Zeitplan um ca. 3 Wochen verschoben. Alle Module (M1-M5) sind per 09.03.2026 vollstaendig umgesetzt.

Begleitdokumente

Dok	Titel	Inhalt
01	Umsetzungsdokumentation (dieses Dokument)	Projektueberblick, alle Module, Vertragsziel-Abgleich
02	Gespraechsleitfaden Kickoff	Workshop-Agenda und Praesentationsfolien
03	Workflow-Guide Tim	Tims taeglicher Arbeitsablauf in HubSpot
06	Systemreferenz Neue Implementierungen	Technische Referenz: Properties, Workflows, Listen, Customer Journey
07	Legacy-Prozesse Referenz	Dokumentation aller Alt-Elemente und warum sie bleiben
08	4leads Integration Technisch	Bidirektionaler Sync HubSpot <-> 4leads, 3 Varianten
09	Dashboard-Guide Geschaeftsfuehrung	Thorstens Guide: Wie die Reports zu lesen sind
10	Datenfluss-Diagramm	Visueller Ueberblick aller Datenfluesse
11	Legacy-Auswertung	Analyse aller Alt-Workflows, Alt-Listen, Alt-Formulare

Erstellt am 09.03.2026 von Prozessfaktor GmbH (Benjamin Oestreich)

Alle Aenderungen sind im internen Changelog vollstaendig dokumentiert.

Alte Strukturen sind als [LEGACY] markiert und nicht geloescht -- volle Nachvollziehbarkeit gewaehrleistet.