Grundprinzip: LEGACY heisst nicht kaputt
Alle alten Elemente wurden als [LEGACY] markiert -- das bedeutet:
Faustregel: Alles mit [NEU] ist fuer den taeglichen Gebrauch. Alles mit [LEGACY] ist Referenz fuer die Vergangenheit.
1. Legacy-Pipeline: [LEGACY] Sales-Pipeline
Die urspruengliche Pipeline mit 6 Stages, die seit der HubSpot-Einrichtung existierte.
| Stage | Interner Wert | Problem |
|---|---|---|
| Projekt identifiziert | appointmentscheduled | OK |
| Discovery Call durchgefuehrt | qualifiedtobuy | OK |
| Angebot beim Kunden | decisionmakerboughtin | OK |
| Zusage bzw. Gewonnen | closedwon | OK |
| Projekt in Vertec angelegt | closedlost | KRITISCHER BUG: Gewonnene Deals galten als verloren |
| Abgeschlossen und verloren | 423125724 | OK |
Warum bleibt sie?
- 0 Deals sind noch in dieser Pipeline (alle 654 Deals wurden migriert)
- Historische Referenz: Die Pipeline zeigt, wie das System vorher konfiguriert war
- Kein Risiko: Da keine Deals drin liegen, beeinflusst sie keine Reports
Was ist zu beachten?
- Keine neuen Deals in diese Pipeline legen
- Kann spaeter geloescht werden, wenn QMH einverstanden ist
- In der UI liegt sie unter der neuen Pipeline und ist als [LEGACY] erkennbar
2. Legacy-Properties: Kontakt
Drei Kontakt-Properties wurden durch neue, strukturierte Felder ersetzt.
2.1 Produkt-Interesse (alt - 31 Optionen)
Interner Name:
produkt_interesse
Daten:
Tausende Kontakte haben Werte in diesem Feld
Was war das?
Ein einzelnes Multi-Select-Feld mit 31 Optionen, in dem Normen, Dienstleistungen und Spezialthemen vermischt waren:
- ISO 9001, ISO 14001, IATF 16949 (= Normen)
- FMEA, Schulung, Audit (= Dienstleistungen)
- Control Plan, APQP (= Spezialthemen)
Ersetzt durch:
norm_standard
11 Norm-Optionen
dienstleistung_interesse
11 Dienstleistungs-Optionen
Wichtig fuer 4leads: Die 4leads-Markierung basiert auf produkt_interesse (weil nur dieses Feld historische Daten hat)
Was passiert mit den alten Daten? Die Daten bleiben erhalten, werden NICHT automatisch in die neuen Felder uebertragen. Fuer bestehende Kontakte unter "[LEGACY] Altdaten" in der Sidebar einsehbar.
2.2 QMH-Akquise-Kampagnen (alt)
Interner Name:
kampagne
Manuell gepflegtes Feld, das Kontakte bestimmten Akquise-Kampagnen zuordnete.
Ersetzt durch:
- UTM-Tracking fuer digitale Kampagnen
- Automatische Listen basierend auf lead_herkunft
- 4leads-Serien fuer E-Mail-Marketing
2.3 Prioritaeten A/B/C (alt)
Interner Name:
gesprachsergebnis
793 Kontakte
Urspruenglich ein Gespraechsergebnis-Feld, spaeter zweckentfremdet fuer manuelle A/B/C-Priorisierung:
- A = weniger als 5 Kontaktversuche
- B = 5-10 Kontaktversuche
- C = mehr als 10 Kontaktversuche
Ersetzt durch:
kontakt_segment
Automatische Lead-Prioritaet (Hoch/Mittel/Niedrig basierend auf Score)
kundenkategorie
Manuelle strategische Einstufung (Top-Kunde/Entwicklungskunde/Stammkunde)
Die 793 Kontakte behalten ihre A/B/C-Werte. Fuer neue Bewertungen werden die neuen Felder verwendet.
Alt: 3 unstrukturierte Felder
- produkt_interesse: 31 Optionen (Normen + DL vermischt)
- kampagne: Manuell gepflegt, keine Automation
- gesprachsergebnis: A/B/C zweckentfremdet
Neu: 4 spezialisierte Felder
- norm_standard: 11 Norm-Optionen (sauber getrennt)
- dienstleistung_interesse: 11 DL-Optionen
- kontakt_segment: Automatisch via Lead Score
- kundenkategorie: Strategische manuelle Einstufung
3. Legacy-Properties: Deal
9 Properties aus einem frueheren Vertec-Datenimport mit historischen Daten.
9 Vertec-Import-Properties
| Property | Interner Name | Daten |
|---|---|---|
| [LEGACY] Produktgruppe (Vertec) | produktgruppe__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Start Angebot (Vertec) | abgabe_angebot__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Ablehnungsgrund (Vertec) | ablehnungsgrund__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Anfrage geoeffnet (Vertec) | anfrage_geoffnet | Ja |
| [LEGACY] Deal-Klassifizierung (Vertec) | deal_klassifizierung__vertec_ | Ja (53 Deals, A/B/C/D) |
| [LEGACY] Gewichteter Umsatz (Vertec) | gewichteter_umsatz__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] [08.02.24] Status Angebot (Vertec) | n08_02_24__status_angebot__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Rueckmeldung Kunde (Vertec) | ruckmeldung_kunde__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Ursprungsquelle (Vertec) | ursprungsquelle__vertect_ | Ja |
Warum bleiben sie?
- Historische Referenz fuer Deals aus Vertec-Import
- Einige Deals haben nur in diesen Feldern Kontextdaten
- Loeschen wuerde unwiderruflich Informationen vernichten
Was ist zu beachten?
- Werden fuer NEUE Deals NICHT befuellt
- In Deal-Sidebar unter "[LEGACY] Vertec-Import" (eingeklappt)
- Koennen nach 6-12 Monaten geloescht werden
4. Legacy-Produkte (176 Stueck)
Die urspruenglichen ~200 Produkte waren extrem granular und unuebersichtlich. Ersetzt durch 13 strukturierte Produkte in 4 Kategorien.
Alt: ~200 unstrukturierte Produkte
- Zu kundenspezifisch (Firmenname im Produktnamen)
- Zu granular (jede Dauer als eigenes Produkt)
- Nicht filterbar (keine Kategorien)
- Beispiel: Schulung Control Plan fuer Firma XYZ
- Beispiel: Internes Audit ISO 9001 - 2 Tage
- Beispiel: FMEA Moderation - Halbtag
Neu: 13 Produkte in 4 Kategorien
- Audit Services: ISO 9001 (klein/mittel/gross), Internes Audit, IATF 16949
- FMEA: Moderation, Schulung, Review, Hanse FMEA Lizenz
- Lieferantenentwicklung: Analyse, On-Site
- Grossprojekte: QMB-Uebernahme, Taskforce
- Klar strukturiert und filterbar
- Tim erkennt Legacy-Produkte am [LEGACY]-Prefix
Was passiert mit den alten Produkten?
- An bestehenden Deals: Die alten Produkte bleiben an den Deals zugeordnet. Historische Daten gehen nicht verloren.
- Fuer neue Deals: Tim verwendet nur die 13 [NEU]-Produkte
- In der Produktauswahl: Legacy-Produkte sind weiterhin sichtbar (HubSpot hat keine Archiv-Funktion im Free-Plan)
- Spaeter: Koennen archiviert/geloescht werden, wenn keine Deals mehr sie referenzieren
5. Legacy-Workflows
3 deaktiviert und ersetzt, 2 weiterhin aktiv, ~90 noch nicht geprueft.
5.1 Deaktivierte Legacy-Workflows (3 Stueck)
| ID | Name | Grund fuer Deaktivierung | Ersetzt durch |
|---|---|---|---|
| 1405283063 | [LEGACY] Pipeline ist Sales-Pipeline, Dealphase ist Abgeschlossen und verloren | Referenzierte alte Stage-IDs, 0 Actions | Nicht ersetzt (war funktionslos) |
| 1704555760 | [LEGACY] Sales-Status bei gewonnenem Deal auf Upsell Kunde festlegen | Triggerte auf closedlost/closedwon (alte Pipeline), schrieb alten Wert "Upsell (Kunde)" | [NEU] Gewonnen -> Upsell-Kandidat (ID: 3912547574) |
| 1704547532 | [LEGACY] Sales-Status bei verlorenem Deal auf Absage festlegen | Triggerte auf 423125724 (alter Lost-Stage), schrieb alten Wert "Absage/Kein Interesse" | [NEU] Verloren -> Kalt (ID: 3912199378) |
Warum nicht geloescht?
- Deaktivierte Workflows haben keine Wirkung
- Die History (wann lief der Workflow fuer welchen Kontakt) bleibt erhalten
- Im Zweifelsfall kann man nachschauen, was frueher automatisch passiert ist
5.2 Bestehende aktive Workflows (nicht veraendert)
| ID | Name | Funktion | Warum aktiv lassen? |
|---|---|---|---|
| 1394628551 | Neuer Kontakteingang Benachrichtigung | Benachrichtigt Tim bei neuem Kontakt | Nuetzlich, kein Konflikt mit neuen Workflows |
| 1486177783 | Deal ohne Aufgabe Benachrichtigung | Warnt wenn Deal keine offene Aufgabe hat | Nuetzlich, kein Konflikt |
5.3 Weitere Alt-Workflows (~90 Stueck)
Diese wurden im Rahmen der Implementierung NICHT angefasst. Sie muessen in einer separaten Session geprueft werden.
Moegliche Kategorien:
Alte Status-Werte: Workflows die "aktives Projekt", "Setting" etc. setzen -- muessen auf neue Werte umgestellt oder deaktiviert werden
Alte Pipeline-Stages: Workflows die alte Stage-IDs referenzieren -- sind wirkungslos (keine Deals mehr in alter Pipeline)
Webinar-Verwaltung: Pruefen ob noch genutzt
E-Mail-Versand: Pruefen ob noch genutzt
Empfehlung: Jeden Workflow einzeln pruefen: Ist er aktiv? Was tut er? Konfligiert er mit den neuen Workflows? Aufwand: ~2-3 Stunden.
6. Legacy-Listen (~170 Stueck)
Ca. 170 alte Listen, viele statisch (manuell gepflegt), einige dynamisch. Die 8 neuen [NEU]-Listen funktionieren unabhaengig.
Was koennte problematisch sein?
- Listen, die in Workflows als Trigger oder Bedingung referenziert werden
- Listen, die in Reports als Datenquelle verwendet werden
- Listen, die in E-Mail-Kampagnen verwendet werden
Regel: Alt-Listen NICHT loeschen, bevor geprueft ist, ob sie irgendwo referenziert werden. Pruefungsprozess im Legacy-Bereinigungsplan (Dokument 04).
7. Legacy-Formulare (~25 Stueck)
Ca. 25 alte Formulare, einige davon moeglicherweise auf der Website eingebettet.
KRITISCH: Website-Formulare
Zwei Formulare sind (oder waren) auf der QMH-Website eingebettet:
FMEA-Kontaktformular
Verbindung zu HubSpot muss geprueft werden
ISO 9001-Kontaktformular
Verbindung zu HubSpot muss geprueft werden
ACHTUNG: Diese Formulare NICHT anfassen oder loeschen, bevor Block 12 (Formular-Integration) abgeschlossen ist! Sonst funktionieren die Website-Formulare nicht mehr.
Nicht-Website-Formulare
Alte Standalone-Formulare koennen nach Pruefung als [LEGACY] markiert werden. Sie werden durch die 6 neuen [NEU]-Formulare ersetzt.
8. Legacy-Lifecycle-Stages (geloescht)
Drei alte Custom-Lifecycle-Stages wurden nach der Kontakt-Migration geloescht. Die Information wurde in das neue Feld kontakttyp uebertragen.
| Alter Stage | Kontakte | Migration |
|---|---|---|
| Freelancer | 12 | Lifecycle Stage: Sonstige + kontakttyp: Freelancer |
| Lieferant | 112 | Lifecycle Stage: Sonstige + kontakttyp: Lieferant |
| Zertifizierungsgesellschaft | 16 | Lifecycle Stage: Sonstige + kontakttyp: Zertifizierungsgesellschaft |
Wichtig: Die Information geht NICHT verloren -- sie wurde in das neue Feld kontakttyp uebertragen.
9. Sales-Status: Alte Werte (hidden)
Die alten Sales-Status-Werte sind ausgeblendet (hidden), aber technisch noch vorhanden. Sie tauchen nicht mehr in Dropdowns auf.
| Alter Wert | Migriert zu | Kontakte migriert |
|---|---|---|
| aktives Projekt | In Bearbeitung | 1 |
| Setting | In Bearbeitung | 208 |
| Closing | In Bearbeitung | ~890 |
| Closing Kunde | In Bearbeitung | 12 |
| Upsell (Kunde) | Upsell-Kandidat | 52 |
| Unklar | Opening Lead | 195 |
| Absage/Kein Interesse | Kalt | 13 |
| Nicht Sales relevant | Nicht Sales-relevant | 136 |
Warum hidden statt geloescht?
- HubSpot erlaubt kein Loeschen von Optionswerten, die in Kontakten verwendet werden
- Die alten Werte tauchen nicht mehr in Dropdowns auf
- Sollte ein Alt-Workflow noch einen alten Wert setzen wollen, wuerde es technisch funktionieren (aber nicht sichtbar sein)
10. Zusammenfassung: Was beruehrt Tim im Alltag?
Kurze Antwort: Nichts. Tim arbeitet ausschliesslich mit den [NEU]-Elementen.
Legacy-Elemente sind:
Einzige Beruehrungspunkte:
[LEGACY]-Produkte in der Produktauswahl
Weil HubSpot Free kein Archiv hat, sind Legacy-Produkte weiterhin sichtbar. Tim erkennt sie am [LEGACY]-Prefix.
[LEGACY]-Pipeline in der Pipeline-Uebersicht
Die alte Pipeline wird angezeigt, aber 0 Deals sind drin. Sie liegt unter der neuen Pipeline.
Legacy-Daten bei alten Kontakten
Bei alten Kontakten stehen Legacy-Daten in der eingeklappten Sidebar-Sektion '[LEGACY] Altdaten'.