Status-Uebersicht: Markierung & Handlungsbedarf
Grundprinzip: Alle neuen Elemente tragen den Prefix [NEU], alle zu ersetzenden Elemente den Prefix [LEGACY]. Unmarkierte Alt-Elemente muessen noch geprueft und klassifiziert werden.
| Kategorie | Aktiv [NEU] | [LEGACY] | Unmarkiert (Alt) | Handlungsbedarf |
|---|---|---|---|---|
| Pipelines | 1 | 1 | 0 | Legacy-Pipeline ausblenden |
| Pipeline-Stages | 10 | 6 (alte Pipeline) | 0 | Alte Pipeline ggf. loeschen |
| Kontakt-Properties | ~31 | 3 | ~400+ Standard/Alt | Ausblenden |
| Deal-Properties | 3 | 9 | ~240+ Standard/Alt | Ausblenden |
| Company-Properties | 1 | 0 | ~250 Standard | Pruefen |
| Produkte | 13 | 176 | 0 | Legacy ausblenden |
| Listen | 8 | 0 (noch nicht markiert) | ~170 | Legacy markieren + ausblenden |
| Workflows | 6 | 1 | ~90 | Pruefen, deaktivieren |
| Formulare | 6 | 0 | ~25 | Pruefen |
| Views | 12 | 0 | Diverse | Alte nicht mehr nutzen |
| Lifecycle Stages | 7 | 0 (3 geloescht) | 0 | Fertig |
0
Neue Views
0
Neue Properties
0
Legacy-Produkte
0
Alt-Workflows pruefen
Properties: Was ausblenden, was behalten
Properties NICHT loeschen -- Daten gehen unwiderruflich verloren. Stattdessen aus Kontakt-Ansichten und Formularen ausblenden.
[LEGACY]-markierte Kontakt-Properties (3 Stueck)
| Property | Interner Name | Warum ausblenden | Daten vorhanden? |
|---|---|---|---|
| [LEGACY] Produkt-Interesse (alt - 31 Optionen) | produkt_interesse | Ersetzt durch norm_standard + dienstleistung_interesse | Ja (~Tausende Kontakte) |
| [LEGACY] QMH-Akquise-Kampagnen (alt) | kampagne | Ersetzt durch UTM-Tracking + automatische Listen | Ja |
| [LEGACY] Prioritaeten A/B/C (alt) | gesprachsergebnis | Ersetzt durch kontakt_segment (Lead-Prioritaet) + kundenkategorie | Ja (793 Kontakte) |
Weitere Kandidaten zum Ausblenden
| Property | Interner Name | Grund |
|---|---|---|
| Webinar-Anmeldungen | webinar_anmeldungen | Historisch, nicht mehr aktiv |
| Webinar-Datum 1-6 | webinar_datum_* | Historisch |
| Seminar-Anmeldungen | seminar_anmeldungen | Historisch |
| Seminarart | seminarart | Historisch |
| Aktuellste Seminar-Anmeldung | aktuellste_seminar_anmeldung | Historisch |
| Grund fuer Webinar-Teilnahme | grund_fur_webinar_teilnahme | Historisch |
| Zoom Webinar-Properties (4x) | zoom_webinar_* | Historisch |
| Erstellungsdatum (Vertec) | erstellungsdatum__vertec_ | Historisch, Vertec-Import |
| Gesamtumsatz (Vertec) | gesamtumsatz__vertec_ | Historisch, Vertec-Import |
| Aircall-Properties (6x) | aircall_* | Nur relevant wenn Aircall aktiv |
| AAA Datenbereinigung MA | aaa_datenbereinigung_ma | Internes Hilfsfeld |
| Anredezeile | anredezeile | Redundant mit anrede |
| Gruss-Formel | gru_formel | Redundant |
| Kontaktanfrage | kontaktanfrage | Unklar, pruefen |
| Notiz | notiz | Freitextfeld, pruefen |
| UTM Content (Label: Webinar-ISO-9001) | utm_content | Falsch gelabelt |
| UTM Medium (Label: Lead-Form) | utm_medium | Falsch gelabelt |
Vorgehen zum Ausblenden
- Einstellungen > Properties > Kontakte
- Jeweilige Property oeffnen
- Unter "Wo wird diese Property angezeigt?" die Ansichten deaktivieren
- NICHT loeschen
[LEGACY]-markierte Deal-Properties (9 Stueck)
Alle aus Vertec-Import. Aus Deal-Ansichten ausblenden, Daten behalten fuer historische Referenz.
| Property | Interner Name | Daten? |
|---|---|---|
| [LEGACY] Produktgruppe (Vertec) | produktgruppe__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Start Angebot (Vertec) | abgabe_angebot__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Ablehnungsgrund (Vertec) | ablehnungsgrund__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Anfrage geoeffnet (Vertec) | anfrage_geoffnet | Ja |
| [LEGACY] Deal-Klassifizierung (Vertec) | deal_klassifizierung__vertec_ | Ja (53 Deals) |
| [LEGACY] Gewichteter Umsatz (Vertec) | gewichteter_umsatz__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] [08.02.24] Status Angebot (Vertec) | n08_02_24__status_angebot__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Rueckmeldung Kunde (Vertec) | ruckmeldung_kunde__vertec_ | Ja |
| [LEGACY] Ursprungsquelle (Vertec) | ursprungsquelle__vertect_ | Ja |
Properties die SICHTBAR bleiben sollen
Kontakt -- Primaere Felder
Vorname, Nachname E-Mail, Telefon Unternehmen Sales-Status Lifecycle Stage Kontakttyp Lead-Prioritaet Kundenkategorie Goldstandard-Score Lead Score Lead-Herkunft Norm / Standard Dienstleistungs-Interesse Anrede, Position Wiedervorlage DOI bestaetigt Marketing-Consent
Deal -- Primaere Felder
Dealname Betrag Abschlussdatum Pipeline + Stage Produktgruppe Vertec-Projektnummer Naechster Schritt bis Traffic-Quelle Owner Laufzeit in Monaten
Pipeline: Alte Pipeline verwalten
Aktiv
[NEU] Sales-Pipeline
ID: 3635041477
654 Deals
Inaktiv
[LEGACY] Sales-Pipeline
ID: default
0 Deals
| Option | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| A: Behalten (empfohlen) | Historische Referenz, kein Risiko | Minimal stoerend in der UI |
| B: Loeschen | Sauberer | Alte Stage-History geht verloren |
Empfehlung: Option A -- behalten, aber in der Pipeline-Uebersicht nach unten schieben. Da 0 Deals drin liegen, stoert sie nicht.
Produkte: Legacy ausblenden
Produkte
176
vorher
13
nachher
Nur [NEU]-Produkte verwenden
| Option | Vorgehen | Effekt |
|---|---|---|
| A: [NEU] Prefix beibehalten (empfohlen) | Tim lernt: Nur Produkte mit [NEU] verwenden | Einfach, aber 176 Legacy-Produkte sichtbar |
| B: Ordner/Kategorien | Neue Produkte in Ordner "Aktiv" | HubSpot unterstuetzt Ordner nicht nativ |
| C: Archivieren | Produkte archivieren | Nur in Professional/Enterprise |
Empfehlung: Option A + Schulung Tim. Spaeter, wenn sicher ist, dass alte Produkte nicht mehr gebraucht werden, koennen sie archiviert werden.
Listen: Bereinigung planen
0
[NEU]-Listen (aktiv, dynamisch)
0
Altlisten (Status unklar)
Vorgehen (in separater Session)
1
Referenzen pruefen
Fuer jede Altliste pruefen: Wird sie in einem Workflow als Trigger/Bedingung verwendet? Wird sie in einem Report verwendet? Wird sie in einer E-Mail-Kampagne verwendet?
2
Klassifizieren
Liste wird nirgendwo referenziert -> [LEGACY] markieren. Liste in aktivem Workflow -> Workflow pruefen. Liste in aktivem Report -> Report auf neue Liste umstellen. [NEU]-Listen -> Behalten.
3
Umbenennen
Alle nicht mehr benoetigten Listen umbenennen: [LEGACY] [alter Name]. NICHT loeschen (kann Workflows brechen).
Zeitaufwand: ~1-2 Stunden fuer die Pruefung
Workflows: Bereinigung planen
0
[NEU]-Workflows (aktiv/bereit)
0
[LEGACY]-Workflow (deaktiviert)
0
Alt-Workflows (unklar)
Bekannte Probleme
| Workflow-ID | Name | Problem | Aktion |
|---|---|---|---|
| 1405283063 | [LEGACY] Pipeline ist Sales-Pipeline... | Referenziert alte Stage-IDs | Deaktiviert + markiert |
| 1704555760 | Gewonnen -> Upsell | Referenziert closedwon/closedlost | Pruefen, ggf. Stage-IDs umstellen |
| 1704547532 | Verloren -> Absage + zurueck | Referenziert alte Pipeline | Pruefen, ggf. Stage-IDs umstellen |
Klassifizierungsschema
| Kategorie | Aktion |
|---|---|
| Aktiver Workflow, relevante Funktion | Behalten, ggf. Stage-IDs aktualisieren |
| Aktiver Workflow, durch [NEU]-Workflow ersetzt | Deaktivieren + [LEGACY] markieren |
| Deaktivierter Workflow, historisch | [LEGACY] markieren |
| Workflow ohne erkennbare Funktion | Deaktivieren + [LEGACY] markieren |
Zeitaufwand: ~2-3 Stunden fuer 90 Workflows
Formulare: Bereinigung planen
0
[NEU]-Formulare (aktiv)
0
Altformulare (Status unklar)
| Kategorie | Aktion |
|---|---|
| Auf Website eingebettet | NICHT anfassen! Erst Formular-Integration abschliessen |
| In Workflow als Trigger | Pruefen ob Workflow noch relevant |
| Verwaist | [LEGACY] markieren |
Zeitaufwand: ~30 Minuten
Frontend-Organisation: Sidebar-Konfiguration
Empfohlene Sektionen fuer die linke Seitenleiste in Kontakten, Deals und Unternehmen. Navigation: Einstellungen > Objekte > [Objekt] > "Datensatz-Anpassung" > "Linke Seitenleiste"
Kontakt-Sidebar
Sektion 1: Kerninformationen
Vorname, NachnameE-Mail, TelefonUnternehmenPositionAnrede
Sektion 2: Vertrieb
Sales-StatusLead-Prioritaet (automatisch)Kundenkategorie (manuell)Goldstandard-Score (x/5)Lead ScoreWiedervorlage
Sektion 3: Interesse & Bedarf
Norm / StandardDienstleistungs-InteresseLead-Herkunft
Sektion 4: Marketing & Compliance
Lifecycle StageKontakttypDOI bestaetigtMarketing-Consent
Sektion 5: [LEGACY] Altdaten (eingeklappt)
[LEGACY] Produkt-Interesse[LEGACY] Prioritaeten A/B/C[LEGACY] QMH-Akquise-Kampagnen
Deal-Sidebar
Sektion 1: Deal-Informationen
DealnameBetragAbschlussdatumPipeline + StageOwner
Sektion 2: Produkt & Prozess
ProduktgruppeLaufzeit in MonatenTraffic-QuelleNaechster Schritt bis
Sektion 3: Vertec
Vertec-Projektnummer
Sektion 4: [LEGACY] Vertec-Import (eingeklappt)
Alle 9 [LEGACY] Vertec-Properties
Unternehmen-Sidebar
Primaere Felder
FirmennameBrancheMitarbeiteranzahlUnternehmensgroesse-KategoriePLZ, OrtWebsite
Berichte und Dashboards: Altberichte pruefen
Vorgehen
- Berichte > Dashboards > alle Dashboards durchgehen
- Pruefen: Welche Reports referenzieren die alte Pipeline oder alte Stage-IDs?
- Reports auf neue Pipeline umstellen oder als [LEGACY] markieren
Bekannte Risiken
Reports die auf closedlost oder closedwon filtern (alte Stage-IDs)
Reports die den Sales-Status mit alten Werten filtern ("aktives Projekt", "Setting", "Closing")
Reports auf alter Pipeline "Sales-Pipeline" (jetzt "[LEGACY] Sales-Pipeline")
Priorisierte Aktionsliste
SofortBeim Kickoff oder direkt danach
| # | Aktion | Aufwand | Wer |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 Workflows in UI aktivieren (MQL + Lead-Prioritaet) | 15 Min | Benjamin |
| 2 | Kontakt-Sidebar konfigurieren (Sektionen anordnen) | 30 Min | Benjamin |
| 3 | Deal-Sidebar konfigurieren | 20 Min | Benjamin |
| 4 | [LEGACY] Properties aus Standard-Ansichten ausblenden | 30 Min | Benjamin |
KurzfristigNaechste 2 Wochen
| # | Aktion | Aufwand | Wer |
|---|---|---|---|
| 5 | Altlisten pruefen und [LEGACY] markieren (~170 Stueck) | 1-2h | Benjamin |
| 6 | Alt-Workflows pruefen und klassifizieren (~90 Stueck) | 2-3h | Benjamin |
| 7 | Alt-Reports auf neue Pipeline-Referenzen umstellen | 1h | Benjamin |
| 8 | Duplikatbereinigung Kontakte | 2-3h | Tim + Emma + Benjamin |
| 9 | Duplikatbereinigung Unternehmen | 1h | Tim + Emma + Benjamin |
| 10 | Formular-Integration Website pruefen (Block 12) | 1-2h | Benjamin |
MittelfristigNach Monat 1
| # | Aktion | Aufwand | Wer |
|---|---|---|---|
| 11 | Alte Workflows mit neuen Stage-IDs aktualisieren (1704555760, 1704547532) | 1h | Benjamin |
| 12 | Google Ads Integration verbinden | 1h | Benjamin + Google Admin |
| 13 | Altformulare pruefen und [LEGACY] markieren | 30 Min | Benjamin |
| 14 | [LEGACY]-Pipeline ggf. loeschen (wenn nicht mehr benoetigt) | 5 Min | Benjamin (nach Ruecksprache) |
LangfristigNach Monat 3
| # | Aktion | Aufwand | Wer |
|---|---|---|---|
| 15 | [LEGACY]-Produkte archivieren (wenn keine Deals mehr referenzieren) | 1h | Benjamin |
| 16 | [LEGACY]-Properties loeschen (wenn Daten nicht mehr benoetigt) | VORSICHT | Benjamin (nach Ruecksprache) |
| 17 | [LEGACY]-Listen loeschen (wenn sicher nicht referenziert) | 1h | Benjamin |
Wichtige Regeln fuer die Bereinigung
Properties niemals loeschen
NIEMALS Properties loeschen, die Daten enthalten. Alle Werte an allen Kontakten/Deals gehen unwiderruflich verloren.Listen nicht loeschen
NIEMALS Listen loeschen, die in Workflows referenziert werden. Kann Workflows brechen.Workflows nur deaktivieren
NIEMALS Workflows loeschen, nur deaktivieren. Die History geht sonst verloren.Erst ausblenden, dann beobachten
Immer zuerst ausblenden, dann beobachten, dann ggf. loeschen. Besser 3 Monate warten als 1 Minute bereuen.Dokumentation vor Loeschung
Vor jeder Loeschaktion: Changelog dokumentieren, betroffene Datensaetze zaehlen, Benjamin informieren.