Architektur-Diagramm

Datenfluss-Diagramm

Visueller Ueberblick aller Datenfluesse zwischen HubSpot, 4leads und Vertec -- von der Kontaktquelle bis zum Bestandskunden-Management.

QMH Consulting GmbH09.03.2026Prozessfaktor GmbH

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1. Gesamter Datenfluss

Vom ersten Kontakt ueber den Sales-Prozess bis hin zu externen Systemen: So fliesst jeder Datenpunkt durch das QMH-System.

Kontaktquellen

🌐

Website-Formular

🎥

Webinar-Anmeldung

📅

Terminbuchung

📧

Outlook-Sync

👤

Manuell (Tim)

🔍

Google Ads

HubSpot CRM (Sales Hub Professional)

Kontakt entsteht -- Auto-Kategorisierung

Property	Automatische Werte
kontakttyp	Interessent / Kunde / Freelancer / ...
lead_herkunft	Website / Webinar / Terminbuchung / ...
Lead Score	0-100 Punkte (automatisch berechnet)
Lead-Prioritaet	Hoch / Mittel / Niedrig

Sales-Prozess (Tim) -- 10 Pipeline-Stages

1. Projekt identifiziert

2. Kontakt hergestellt

3. Discovery Call

4. Qualifiziert

5. Angebot erstellt

6. Angebot b. Kunden

7. Verhandlung

8. Zusage / Gewonnen

9. Projekt in Vertec

10. Verloren

Formulare im Sales-Prozess:

Discovery Call (Allgemein/FMEA/Audit/LE)

BANT-Qualifizierung

Angebots-Dokumentation

GEWONNEN

→ Status: Upsell-Kandidat
→ Vertec-Aufgabe erstellt
→ Ampel-Timer startet

VERLOREN

→ Status: Kalt
→ 90 Tage warten
→ Dann: Opening Lead (zurueck ins Marketing)

INAKTIV

→ Score-Decay aktiv
→ Prioritaet sinkt automatisch
→ 30d: Mittel, 60d: Niedrig

Bestandskunden-Management -- Accountability-Ampel

GRUEN (< 30 Tage)

Alles OK, kein Handlungsbedarf

GELB (30-90 Tage)

Bald nachfassen empfohlen

ROT (> 90 Tage)

Aufgabe fuer Tim, HIGH Priority

Reset bei: Anruf, E-Mail, Notiz oder Meeting

4leads (E-Mail-Marketing)

Empfaengt von HubSpot:

- Kontakte aus HubSpot (424 markiert)
- Tags fuer Kampagnen-Zuordnung

Sendet zurueck an HubSpot:

- E-Mail geoeffnet (Score +5)
- Link geklickt (Score +15, Reaktivierung)
- Abmeldung (Sync stoppen)
- Bounce (nur Logging)
- Kampagne fertig (nur Logging)

4 Kampagnen:

FMEA-SerieISO 9001-SerieLieferantenentwicklungGrossprojekte

Vertec (Projektverwaltung)

Manueller Eintrag (durch Tim):

- Projektnummer vergeben
- Nach Deal-Gewinn
- Aufgabe kommt automatisch aus HubSpot

Prozess:

Vertec oeffnen
Projekt anlegen
Projektnummer zurueck in HubSpot eintragen

Rueck-Feld:

vertec_projektnummer (am Deal)

Erinnerung:

3 Tage spaeter automatische Erinnerung falls Aufgabe nicht erledigt. Deal wechselt zu Stage "Projekt in Vertec angelegt".

2. Datenfluss pro Richtung

Detaillierte Darstellung jeder Datenstrecke zwischen den Systemen.

HubSpot → 4leads (Kontakte zum Marketing)

Qualifizierte Kontakte werden fuer E-Mail-Marketing-Kampagnen an 4leads uebergeben.

Kontakt erfuellt Kriterien

E-Mail + produkt_interesse

Tim setzt in_4leads_migriert=Ja

WF: fl_sync_status=Pending

Sync (CSV/Worker/Zapier)

3 Varianten

4leads: Kontakt + Tags

Voraussetzungen im Kontakt

✓E-Mail-Adresse vorhanden
✓produkt_interesse hat Wert
✓Status NICHT Opening / In Bearbeitung

Tim setzt: in_4leads_migriert = Ja

WF setzt: fl_sync_status = Pending

Nach Sync: fl_sync_status = Synced

Felder die gesendet werden

emailE-Mail-Adresse

firstname, lastnameVor- und Nachname

companyUnternehmen

norm_standardWird zu Tags in 4leads

dienstleistung_interesseInteresse an Dienstleistungen

sales_statusAktueller Sales-Status

kundenkategorieA/B/C-Kategorie

lead_score_customBerechneter Lead Score

hs_object_idHubSpot-Kontakt-ID

3 Sync-Varianten

Variante A: CSV-Export

Manueller Export aus HubSpot, Import in 4leads

Variante B: Cloudflare Worker

Automatisiert via Webhook + API

Variante C: Zapier-Zap

No-Code Automatisierung

4leads → HubSpot (Marketing-Interaktionen zurueck)

Interaktionsdaten fliessen ueber die Forms API als Webhooks zurueck in HubSpot.

4leads Event

Email/Klick/Abmeldung

POST Forms API

Webhook

[SYSTEM] Webhook Empfaenger

Formular

WF verarbeitet

Score/Status/Sync

Event in 4leads	fl_interaktionstyp	Aktion in HubSpot
E-Mail geoeffnet	email_opened	Score +5
Link geklickt	link_clicked	Score +15, Reaktivierung bei Status=Kalt, Aufgabe fuer Tim
Abmeldung	unsubscribed	in_4leads_migriert → Nein (Sync gestoppt)
Bounce	bounced	Nur Logging (kein Score)
Kampagne fertig	campaign_completed	Nur Logging (kein Score)

ⓘ

Technischer Mechanismus

4leads sendet POST-Requests an die HubSpot Forms API. Das Formular "[SYSTEM] 4leads Webhook Empfaenger" (ID: 659bb1af) nimmt die Daten entgegen. Die Felder fl_interaktionstyp, fl_kampagnenname und fl_kontakt_id werden pro Event gesetzt. Workflows reagieren auf die Property-Aenderungen.

HubSpot → Vertec (nach Deal-Gewinn)

Nach einem gewonnenen Deal wird Tim per Aufgabe aufgefordert, das Projekt in Vertec anzulegen.

Deal → Zusage/Gewonnen

Aufgabe: In Vertec anlegen

Automatisch erstellt

3 Tage: Erinnerung

Falls nicht erledigt

Tim: Vertec Projekt

Manuell

vertec_projektnummer

Zurueck am Deal

Automatisiert (HubSpot)

→ WF erstellt Aufgabe: "Bitte in Vertec anlegen"
→ 3 Tage spaeter: Erinnerung falls nicht erledigt
→ Deal wechselt zu Stage: "Projekt in Vertec angelegt"

Manuell (Tim)

Vertec oeffnen
Projekt anlegen
Projektnummer zurueck in HubSpot eintragen

Feld: vertec_projektnummer

3. Automatische Workflows -- Uebersicht

Alle automatisierten Datenfluesse gruppiert nach Funktionsbereich.

Kontakt-Workflows

Neuer Kontakt

Trigger

Auto-Kategorisierung

kontakttyp, lead_herkunft

Lead Score

0-100 Punkte

Lead-Prioritaet

Hoch/Mittel/Niedrig

Score >= 40?

MQL-Aufgabe

Score >= 40

MQL-Aufgabe wird fuer Tim erstellt

Score < 3

Goldstandard-Warnung -- Datenqualitaet pruefen

Deal-Workflows

Deal gewonnen:

Deal gewonnen

Upsell-Kandidat

Kontakt-Status aendern

Vertec-Erinnerung

Aufgabe erstellen

Deal verloren:

Deal verloren

Status → Kalt

90 Tage warten

Opening Lead

Zurueck ins Marketing

Kunden-Workflows (Accountability-Ampel)

Kunde / Upsell

Ampel-Timer startet

30 Tage → GELB

Bald nachfassen

90 Tage → ROT

Aufgabe fuer Tim

Reset auf GRUEN bei: Anruf, E-Mail, Notiz oder Meeting mit dem Kunden

Inaktivitaets-Workflows (Score-Decay)

Sales-Kontakt

Decay-Timer

30d → Mittel

60d → Niedrig

Reset bei Aktivitaet

30 Tage inaktiv

Prioritaet → Mittel

60 Tage inaktiv

Prioritaet → Niedrig

Neue Aktivitaet

Reset auf aktuelle Prio

4leads-Workflows (Integration)

in_4leads=Ja

fl_sync_status → Pending

Sync an 4leads

Interaktion verarbeiten

Score / Reaktivierung

Richtung HubSpot → 4leads

→ in_4leads_migriert = Ja als Trigger
→ fl_sync_status wird auf Pending gesetzt
→ Sync ueber CSV / Cloudflare Worker / Zapier

Richtung 4leads → HubSpot

→ Interaktion: Score erhoehen / Reaktivierung
→ Unsubscribe: Sync stoppen
→ Bounce/Kampagne fertig: Logging

Datenqualitaets-Checkpoints

An diesen Stellen im Datenfluss wird die Qualitaet automatisch geprueft.

Kontakt-Eingang

Auto-Kategorisierung prueft Vollstaendigkeit. Score < 3 loest Goldstandard-Warnung aus.

Lead Scoring

Automatische Berechnung basierend auf Profil- und Interaktionsdaten. Transparente Gewichtung.

4leads Sync

fl_sync_status trackt den Zustand: Pending → Synced. Bei Unsubscribe wird Sync automatisch gestoppt.

Bestandskunden-Tracking

Ampel-System sorgt fuer lueckenloses Nachfassen. Kein Kunde geht vergessen.