Auf einen Blick: Was hat sich geaendert?
Alles Alte ist noch da, aber als [LEGACY] markiert. Nichts wurde geloescht.
Tims Tagesablauf in HubSpot
Morgens: Ueberblick verschaffen -- 3 Schritte, 5 Minuten
Dashboard pruefen
- 1Oeffne: Berichte > Dashboards > "QMH Sales Dashboard [NEU]"
- 2Pruefe den Pipeline-Funnel: Wie viele Deals sind in welchem Stage?
- 3Pruefe den Forecast: Welcher Umsatz ist diesen Monat zu erwarten?
Aufgaben pruefen
Oeffne die Aufgaben-Liste (oben rechts, Glocke/Aufgaben). Das System erstellt automatisch Aufgaben:
- Follow-Up erforderlich (Deal ohne Aktivitaet seit >14 Tagen)
- Deal in Vertec anlegen (nach Gewinn)
- Goldstandard pruefen (Score < 3 bei aktivem Kontakt)
- Neuer MQL: [Name] (Kontakt hat Score >= 40 erreicht)
Neue Leads pruefen
- 1Gehe zu: Kontakte > View "[NEU] Neue Leads (diese Woche)"
- 2Neue Kontakte sichten -- wer ist interessant?
- 3Oder: View "[NEU] Top Leads (Lead Score)" -- die heissesten Kontakte zuerst
Deal durch die Pipeline fuehren
Jeder Stage hat eine klare Bedeutung, konkrete Aktionen und definierte Pflichtfelder
Projekt identifiziert
Kontakt recherchieren, ersten Kontaktversuch planen
Kontakt hergestellt
Erster Kontakt war erfolgreich, Discovery Call vereinbaren
Discovery Call geplant
Call vorbereiten, Formular bereithalten
Qualifiziert
Nach dem Call: Ist der Lead qualifiziert? Wenn ja, weiter.
Angebot erstellt
Angebot schreiben und versenden
Angebot beim Kunden
Warten auf Rueckmeldung, aktiv nachfassen
Verhandlung
Konditionen klaeren, Vertrag vorbereiten
Zusage / Gewonnen
Projekt in Vertec anlegen (Aufgabe kommt automatisch!)
Projekt in Vertec angelegt
Vertec-Projektnummer eintragen
Abgeschlossen und verloren
Verlustgrund dokumentieren (wichtig fuer Lernen!)
Pipeline-Funnel Visualisierung
Discovery Call durchfuehren -- mit Formular
Strukturierter Prozess von Vorbereitung bis Nachbereitung
Vor dem Call: Formular oeffnen
Oeffne Marketing > Formulare > waehle das passende Formular:
Waehrend des Calls: Formular ausfuellen
Branche, Unternehmensgroesse, Problem, Budget, Zeitrahmen, etc. direkt im Formular erfassen.
Nach dem Call: Formular absenden
Die Daten landen automatisch am Kontakt. Kein manuelles Uebertragen noetig.
Qualifizierung vertiefen: BANT
Oeffne "[NEU] Bedarfsanalyse (BANT)" fuer die strukturierte Qualifizierung. Die Antworten aktualisieren automatisch den Goldstandard-Score.
Angebot dokumentieren
Wenn ein Angebot erstellt wird, oeffne "[NEU] Angebots-Dokumentation" und erfasse Angebotsdetails, Summe, Wettbewerbssituation.
Kontakt-Status richtig setzen
7 klare Optionen statt 11 verwirrende. Automatische Uebergaenge bei Deal-Gewinn und -Verlust.
| Status | Wann setzen |
|---|---|
| Opening Lead | Neuer Kontakt, noch nicht bearbeitet |
| In Bearbeitung | Aktiv im Vertriebsprozess (Gespraech laeuft, Angebot offen) |
| Kunde | Hat gekauft |
| Upsell-Kandidat | Bestandskunde mit Potenzial fuer weitere Projekte |
| Kalt | Kein aktuelles Interesse, aber vielleicht spaeter |
| Disqualifiziert | Passt nicht (keine Zielgruppe, kein Budget, etc.) |
| Nicht Sales-relevant | Freelancer, Lieferant, interner Kontakt, etc. |
Automatische Uebergaenge
- Wenn ein Deal gewonnen wird: Kontakt-Status automatisch auf "Upsell-Kandidat"
- Wenn ein Deal verloren wird: Kontakt-Status automatisch auf "Kalt"
Kundenkategorie pflegen (Thorstens A/B/C)
Manuelles Feld fuer strategische Einschaetzung -- kein Score, sondern persoenliche Bewertung
Top-Kunde
Strategisch wichtiger Kunde, hohes Umsatzpotenzial, enge Beziehung
Entwicklungskunde
Wachstumspotenzial, noch nicht voll ausgeschoepft
Stammkunde
Regelmaessige, stabile Zusammenarbeit
Dieses Feld wird von Tim manuell gepflegt -- es ist eine strategische Einschaetzung, kein Score. Unabhaengig davon gibt es die automatische Lead-Prioritaet (Hoch/Mittel/Niedrig) basierend auf dem Scoring.
Wichtige Views im Ueberblick
Deal-Views
| View | Wofuer | Wann nutzen |
|---|---|---|
| [NEU] Meine offenen Deals | Alle aktiven Deals von Tim | Taeglich: Ueberblick |
| [NEU] Hot Deals (>50k) | Grosse Chancen | Priorisierung |
| [NEU] Deals ohne Aktivitaet (>7 Tage) | Vergessene Deals | Sofort handeln! |
| [NEU] Deals FMEA | FMEA-Deals | Produktgruppen-Fokus |
| [NEU] Deals ISO 9001 | ISO-9001-Deals | Produktgruppen-Fokus |
| [NEU] Gewonnene Deals (Q1 2026) | Erfolge dieses Quartals | Reporting |
Kontakt-Views
| View | Wofuer | Wann nutzen |
|---|---|---|
| [NEU] Neue Leads (diese Woche) | Frische Kontakte | Morgens pruefen |
| [NEU] Opening Leads | Noch nicht bearbeitete Leads | Abarbeiten |
| [NEU] Goldstandard 5/5 | Bestqualifizierte Kontakte | Sofort anrufen! |
| [NEU] Ohne Sales-Status | Kontakte ohne Zuordnung | Aufraeuemen |
| [NEU] Marketing-faehig | Kontakte mit E-Mail | E-Mail-Marketing |
| [NEU] Top Leads (Lead Score) | Hoechtsbewertete Kontakte | Priorisierung |
Automatische Benachrichtigungen
Tim muss diese Workflows nicht konfigurieren -- sie laufen automatisch. Das System erstellt Aufgaben bei folgenden Ereignissen:
| Ereignis | Was passiert automatisch |
|---|---|
| Neuer Lead mit Herkunft Webinar/Terminbuchung/Formular | Tim erhaelt Sofortbenachrichtigung |
| Deal ohne Aktivitaet seit >14 Tagen | Aufgabe: Follow-Up erforderlich |
| Deal wechselt zu Zusage / Gewonnen | Aufgabe: Bitte in Vertec anlegen |
| 3 Tage nach Gewinn ohne Vertec-Eintrag | Erinnerung: Vertec-Eintrag noch offen! |
| Kontakt erreicht Lead Score >= 40 | Aufgabe: Neuer qualifizierter Lead: [Name] |
| Kontakt mit Score < 3 wird aktiv bearbeitet | Warnung: Goldstandard pruefen! |
| Kunde 90+ Tage ohne Kontakt | Ampel ROT + HIGH-Priority Aufgabe: Kundenkontakt ueberfaellig |
| Kunde 30+ Tage ohne Kontakt | Ampel GELB (sichtbar in Kontakt-Sidebar) |
| Sales-Kontakt 30+ Tage inaktiv | Lead-Prioritaet sinkt automatisch (Hoch -> Mittel -> Niedrig) |
| Deal gewonnen | Kontakt-Status automatisch auf Upsell-Kandidat |
| Deal verloren | Kontakt-Status auf Kalt, nach 90 Tagen auf Opening Lead |
Accountability-Ampel: Kundenpflege auf einen Blick
Fuer alle Bestandskunden und Upsell-Kandidaten laeuft eine automatische Ampel, die den letzten Kundenkontakt trackt.
GRUEN
Letzter Kontakt < 30 Tage
Alles gut, kein Handeln noetig
GELB
Letzter Kontakt 30-90 Tage
Bald nachfassen -- Anruf oder E-Mail planen
ROT
Letzter Kontakt > 90 Tage
Sofort handeln! Tim erhaelt automatisch eine Aufgabe
Automatischer Reset
Die Ampel setzt sich automatisch zurueck auf GRUEN, sobald Tim den Kunden kontaktiert (Anruf loggen, E-Mail senden, Notiz erstellen oder Meeting eintragen).
Wo sichtbar?
- In der Kontakt-Sidebar unter "Vertrieb"
- Liste: "[NEU] Kunden Ampel ROT" und "[NEU] Kunden Ampel GELB"
Score-Decay: Lead-Prioritaet sinkt bei Inaktivitaet
Kontakte im aktiven Sales (Opening Lead, In Bearbeitung, Upsell) verlieren automatisch an Prioritaet, wenn Tim sie nicht bearbeitet.
0-30 Tage ohne Aktivitaet
AktivKontakt ist aktiv, Prioritaet bleibt
30-60 Tage ohne Aktivitaet
Leicht inaktivPrioritaet sinkt auf Mittel
60-90 Tage ohne Aktivitaet
InaktivPrioritaet sinkt auf Niedrig
90+ Tage ohne Aktivitaet
Stark inaktivKontakt ist stark inaktiv
Automatischer Reset
Jede neue Aktivitaet setzt den Timer zurueck und die Stufe auf "Aktiv".
Wo sichtbar?
- In der Kontakt-Sidebar: "Inaktivitaets-Stufe" und "Lead-Prioritaet"
- Liste: "[NEU] Sales-Kontakte stark inaktiv"
Neue Produkte fuer neue Deals
Beim Anlegen eines neuen Deals nur noch diese 13 Produkte verwenden. Die alten ~200 Produkte sind als [LEGACY] markiert.
Audit Services
- [NEU] ISO 9001 -- Einfuehrung (klein, <50 MA)
- [NEU] ISO 9001 -- Einfuehrung (mittel, 50-250 MA)
- [NEU] ISO 9001 -- Einfuehrung (gross, >250 MA)
- [NEU] ISO 9001 -- Internes Audit
- [NEU] IATF 16949 -- Beratung
FMEA
- [NEU] FMEA -- Moderation (Workshop)
- [NEU] FMEA -- Schulung
- [NEU] FMEA -- Review
- [NEU] Hanse FMEA -- Lizenz
Lieferantenentwicklung
- [NEU] Lieferantenentwicklung -- Analyse
- [NEU] Lieferantenentwicklung -- On-Site
Grossprojekte
- [NEU] Grossprojekt -- QMB-Uebernahme
- [NEU] Grossprojekt -- Taskforce
Hinweis
Die alten ~200 Produkte sind als [LEGACY] markiert. Sie bleiben an bestehenden Deals erhalten, aber fuer neue Deals bitte nur die [NEU]-Produkte verwenden.
Glossar: Neue Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| [NEU] | Neue Elemente, die im Rahmen des Projekts erstellt wurden |
| [LEGACY] | Alte Elemente, die nicht mehr aktiv genutzt werden sollen, aber nicht geloescht wurden |
| Lead Score | Automatisch berechnete Punktzahl (0-100), die zeigt wie heiss ein Kontakt ist |
| Goldstandard-Score | Die 5 Qualifizierungskriterien (Budget, Bedarf, Entscheider, persoenlich geeignet, umsetzungswillig) |
| MQL | Marketing Qualified Lead -- Kontakt mit ausreichend hohem Score fuer Sales-Uebergabe |
| SQL | Sales Qualified Lead -- von Tim persoenlich qualifiziert |
| Lead-Prioritaet | Automatisch: Hoch / Mittel / Niedrig (basierend auf Lead Score) |
| Kundenkategorie | Manuell: Top-Kunde / Entwicklungskunde / Stammkunde |
| Kontakttyp | Ersetzt alte Lifecycle-Stages: Interessent, Kunde, Freelancer, Lieferant, etc. |
| BANT | Budget, Authority, Need, Timeline -- Qualifizierungsmethodik |
FAQ: Haeufige Fragen
Bei Fragen: Benjamin Oestreich, Prozessfaktor GmbH
Dieses Dokument wird nach dem Kickoff-Meeting ggf. aktualisiert.