Ziel des Meetings
Projekt uebergeben, System erklaeren, naechste Schritte definieren
Teilnehmer
Agenda-Uebersicht
| # | Thema | Dauer | Ziel |
|---|---|---|---|
| 1 | Begruessung + Ueberblick | 5 Min | Rahmen setzen |
| 2 | Was haben wir gemacht? (Ergebnisse) | 15 Min | Verstaendnis schaffen |
| 3 | Live-Demo im System | 20 Min | Tim zeigen, wie er arbeitet |
| 4 | Was hat sich fuer Tim konkret geaendert? | 10 Min | Sicherheit geben |
| 5 | Was ist noch offen? | 10 Min | Transparenz |
| 6 | Naechste Schritte + Timeline | 10 Min | Verbindlichkeit |
| 7 | Fragen + Feedback | 10 Min | Raum geben |
Begruessung + Ueberblick
5 Minuten -- Rahmen setzen, Timeline-Verzoegerung proaktiv ansprechen
Einstieg (Talking Point)
"Danke, dass ihr euch die Zeit nehmt. Bevor wir ins System einsteigen, moechte ich kurz den Rahmen setzen: Wir waren mit der avisierten Fertigstellung am 15. Februar spaeter als geplant -- das lag an Abstimmungsluecken und Krankheit Ende letzten Jahres. Ich moechte euch heute zeigen, dass die Verzoegerung sich gelohnt hat: Das System ist gruendlich aufgebaut. Und: Ich bin weiterhin fuer euch da, bis alles rund laeuft."
Kontext setzen
- Vertrag umfasst 5 Module (Pipeline, Daten, Automatisierung, Sales-Formulare, E-Mail-Marketing)
- Module 1-4 sind umgesetzt, Modul 5 ist in Vorbereitung
- Alte Strukturen sind NICHT geloescht, sondern als [LEGACY] markiert -- alles nachvollziehbar
- Timeline-Verzoegerung proaktiv ansprechen -- nicht entschuldigen, sondern Qualitaet betonen
Ergebnisse praesentieren
15 Minuten -- Verstaendnis schaffen: Pipeline-Bug, 10 Stages, Datenbereinigung, Produkte
Der wichtigste Punkt zuerst: Der Pipeline-Bug
"Wir haben einen kritischen Konfigurationsfehler gefunden, der seit der Ersteinrichtung bestand: Der Stage 'Projekt in Vertec angelegt' war intern als 'Closed Lost' konfiguriert. Das bedeutet: Jedes Projekt, das ihr in Vertec angelegt habt -- also jedes GEWONNENE Projekt -- hat HubSpot als VERLOREN gezaehlt. 134 Deals waren betroffen. Alle eure Reports, Forecasts und Win/Loss-Raten waren falsch. Das ist jetzt behoben."
Warum das fuer Thorsten wichtig ist
- Revenue-Reports zeigen erstmals die echte Erfolgsquote
- Forecast-Zahlen stimmen jetzt -- Thorsten kann sich darauf verlassen
- Grundlage fuer die Zielerreichung von Modul 3 (Stage-Compliance >=90%)
Pipeline: Von 5 auf 10 Stages
"Die alte Pipeline hatte Luecken. Zwischen 'Projekt identifiziert' und 'Discovery Call durchgefuehrt' gab es keinen Zwischenschritt. Jetzt gibt es 10 Stages, die euren realen Vertriebsprozess 1:1 abbilden. Jeder Stage sagt Tim, was als naechstes zu tun ist. Und: Pflichtfelder verhindern, dass Deals ohne wichtige Infos weitergeschoben werden."
Datenbereinigung
"Der Sales-Status hatte 11 Optionen, von denen 4 dasselbe meinten. Jetzt gibt es 7 klare Werte. Wir haben ~7.200 Kontakte automatisch migriert. Alles sauber, nichts verloren gegangen."
Fuer Thorsten speziell (A/B/C-Segmentierung)
"Thorsten, du hattest im Briefing erwaehnt, dass ihr frueher in ACT mit Top-Kunden, Entwicklungskunden und Stammkunden gearbeitet habt. Das haben wir jetzt als eigenes Feld 'Kundenkategorie' umgesetzt -- manuell von Tim gepflegt. Zusaetzlich gibt es eine automatische 'Lead-Prioritaet' (Hoch/Mittel/Niedrig) basierend auf dem Scoring. Zwei verschiedene Perspektiven, klar getrennt."
Produkte
"Von ~200 Produkten auf 13 strukturierte Produkte in 4 Kategorien: Audit Services, FMEA, Lieferantenentwicklung, Grossprojekte. Die alten Produkte sind als [LEGACY] markiert und stoeren nicht, bleiben aber an bestehenden Deals erhalten."
Live-Demo im System
20 Minuten -- Tim zeigen, wie er arbeitet. 5 Demo-Bereiche durchgehen.
a) Pipeline zeigen
- 1 Deals > [NEU] Sales-Pipeline oeffnen
- 2 Board-Ansicht zeigen -- 10 Stages von links nach rechts
- 3 Einen Deal oeffnen, durch die Stages ziehen
- 4 Pflichtfelder demonstrieren: Seht ihr -- ohne Vertec-Projektnummer kann Tim den Deal nicht in Projekt in Vertec angelegt verschieben.
b) Kontakt-Views zeigen
- 1 Kontakte > View [NEU] Neue Leads (diese Woche) oeffnen
- 2 View [NEU] Opening Leads zeigen
- 3 View [NEU] Goldstandard 5/5 zeigen
c) Deal-Views zeigen
- 1 [NEU] Meine offenen Deals oeffnen
- 2 [NEU] Hot Deals (>50k) oeffnen
- 3 [NEU] Deals ohne Aktivitaet (>7 Tage) -- Das ist der Wecker. Kein Deal geht mehr unter.
d) Dashboards zeigen
- 1 QMH Sales Dashboard [NEU] oeffnen
- 2 Funnel-Report zeigen
- 3 Forecast-Report zeigen: Das sind eure echten Zahlen. Zum ersten Mal.
e) Formular demonstrieren
- 1 Marketing > Formulare > [NEU] Discovery Call - Allgemein oeffnen
- 2 Vorschau zeigen
- 3 Tim oeffnet das waehrend des Calls, fuellt es aus, und die Daten landen automatisch am Kontakt.
Demo-Reihenfolge
Was hat sich fuer Tim konkret geaendert?
10 Minuten -- Sicherheit geben: Was bleibt, was ist neu, was entfaellt
Ueberleitung (Talking Point)
"Tim, ich weiss, dass Veraenderung erstmal gewoehnungsbeduerftig ist. Lass mich dir zeigen, was sich fuer dich im Alltag aendert -- und was NICHT."
Was bleibt gleich
- Tim arbeitet weiterhin im selben HubSpot-Account
- Kontakte, Deals, Unternehmen -- alles da, nichts geloescht
- E-Mails, Anrufe, Notizen -- alles erhalten
Was ist neu
- Pipeline: Neue Stages mit klaren Next Steps
- Views: Vordefinierte Ansichten fuer den Alltag (statt manueller Filter)
- Formulare: Strukturierte Call-Dokumentation statt freier Notizen
- Dashboards: Echte Zahlen auf einen Blick
- Automatik: Benachrichtigungen bei neuen Leads, Erinnerungen bei inaktiven Deals
Was Tim NICHT tun muss
- Sich um Legacy-Daten kuemmern (laufen im Hintergrund mit)
- Kontakte manuell zuordnen (passiert automatisch)
- Lead-Score manuell berechnen (Workflow macht das)
Verweis auf Workflow-Guide
"Ich habe dir einen detaillierten Workflow-Guide geschrieben, den gehe ich gleich noch kurz durch. Da steht Schritt fuer Schritt drin, wie ein normaler Tag in HubSpot aussieht."
Was ist noch offen?
10 Minuten -- Transparenz: Ehrlich kommunizieren, was noch aussteht
| Was | Wer | Wann | Abhaengigkeit |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Templates (Erstansprache, After-Call, Follow-Up) | Prozessfaktor | Naechste Woche | Textfreigabe durch QMH |
| Duplikatbereinigung (Kontakte + Unternehmen) | Tim + Emma + Prozessfaktor | 2 Wochen | Manuelle Entscheidung pro Paar |
| Formular-Integration Website (FMEA, ISO 9001) | Prozessfaktor + WordPress-Admin | Naechste Woche | Zugang zum WordPress |
| Google Ads Integration | Prozessfaktor | Naechste Woche | Google Ads Admin-Zugang |
| E-Mail-Marketing in 4leads (Modul 5) | Prozessfaktor + QMH | Laufend | Case Studies, Testimonials von QMH |
| 2 Workflows aktivieren | Prozessfaktor | Sofort (15 Min) | -- |
Fuer Thorsten (Talking Point)
"Von den 5 Modulen sind Module 1-4 umgesetzt. Modul 5 (E-Mail-Marketing) ist in Vorbereitung -- die Segmentierung steht, die Serien-Konzepte sind fertig, aber wir brauchen noch eure Case Studies und Testimonials fuer die E-Mail-Inhalte."
Naechste Schritte + Timeline
10 Minuten -- Verbindlichkeit schaffen: 3 Zeithorizonte definieren
Sofort (diese Woche)
- Tim arbeitet mit neuer Pipeline und neuen Views
- Benjamin aktiviert die 2 restlichen Workflows
- Tim fuellt testweise 2-3 Discovery-Call-Formulare aus (Feedback geben)
Kurzfristig (naechste 2 Wochen)
- Duplikatbereinigung gemeinsam mit Tim/Emma (1 Session, 2-3h)
- E-Mail-Templates abstimmen und anlegen
- Formular-Integration Website reparieren
- Google Ads Integration verbinden
Mittelfristig (bis Ende April)
- Accountability-System aufbauen (Ampel: gruen/gelb/rot basierend auf letztem Kundenkontakt)
- Score-Decay implementieren (Lead Score sinkt bei Inaktivitaet)
- E-Mail-Serien in 4leads aufbauen
- QMH liefert Case Studies und Testimonials
- Erste E-Mail-Serie (FMEA) live schalten
- Ergebnisse messen (Oeffnungsrate, Klickrate)
Zielerreichung
- Zielerreichung wird anhand der vereinbarten KPIs gemessen
Fragen + Feedback
10 Minuten -- Raum geben fuer Bedenken und offene Punkte
Aktiv nachfragen
- Thorsten, gibt es aus deiner Sicht etwas, das wir anders priorisieren sollten?
- Tim, fuehlt sich die neue Pipeline logisch fuer dich an? Fehlt ein Stage?
- Gibt es Bedenken bei den Aenderungen?
- Wie oft sollen wir uns in den naechsten Wochen abstimmen?
Typische Bedenken -- Vorbereitet
Vorbereitete Antworten auf wahrscheinliche Fragen und Einwaende
Abschluss-Statement
"Zusammenfassend: Euer CRM funktioniert jetzt so, wie es von Anfang an haette funktionieren sollen. Der Pipeline-Bug ist behoben, die Daten sind sauber, und Tim hat klare Werkzeuge fuer seinen Alltag. Wir bleiben dran am E-Mail-Marketing und den offenen Punkten. Danke fuer euer Vertrauen."